Medientechnik – Technische Ausstattung eines Unternehmens
September 28, 2021Ein Arbeitsplatz ist nicht nur auf ein Büro beschränkt, Home Office und Kunden bzw. Geschäftspartner, die sich in anderen Ländern befinden, gehören in einer globalisierten Welt zum Alltag. Damit Unternehmen damit auch Kontakt halten können, ist es nicht immer sinnvoll ins Auto oder Flugzeug zu steigen, viele Fragen oder Themen lassen sich mittels Videokonferenz besprechen. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen einen Besprechungsraum einrichten, der mit einer entsprechenden Videokonferenztechnik ausgestattet ist.
Grundlegende Anforderungen
Ein Besprechungsraum wird nicht nur für Videokonferenzen genutzt, sondern auch für andere Besprechungen. Daher sollten Sie vorab einige Fragen stellen. Dazu gehört als Erstes die Größe des Raumes. Manchmal kann es notwendig sein, dass 20 Teilnehmer oder mehr am gemeinsamen Tisch sitzen.
Es müssen unabhängig von der Nutzung als Videokonferenzraum ausreichend Steckdosen vorhanden sein. Natürlich sollte der Raum über Internet verfügen.
Bei einem Konferenzraum, in dem via Video Besprechungen angehalten werden, müssen Sie zudem eine Wand mit Bildschirmen einplanen. Diese sollte von den Teilnehmern im Raum gut einsehbar sein. Zudem müssen Sie ausreichen Platz einplanen, um eine Videokamera aufstellen zu können.
Ein Punkt, der für Videokonferenzen besonders wichtig ist, ist ein absolut ruhiger Raum. Während bei normalen Besprechungen leichte Nebengeräusche nicht stören, ist dies bei Videokonferenzen umso lästiger. Der Gesprächspartner, der via Video zugeschaltet ist, kann nicht einschätzen, woher die Geräusche kommen, und kann sich dadurch gestört fühlen.
Ausrüstung planen
Bei Videokonferenzen ist eine gute Technik unverzichtbar. Bei der Ausstattung gilt es nun abzuwägen, ob der Konferenzraum als Ganzes übertragen wird oder bei jedem Arbeitsplatz die Möglichkeit besteht, eine eigene Bild- und Tonübertragung zu starten. In der Regel ist die Qualität der Bilder bei Videokonferenzen zu vernachlässigen, allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Teilnehmer gut erkennbar sind.
Wenn Sie einen Besprechungsraum einrichten, der im Gesamten via Video übertragen wird, sollte jeder Teilnehmer ein eigenes Mikrofon bekommen. Wird der Raum in seiner Gesamtheit übertragen, kann es notwendig sein, dass Sie hinter der Kamera noch eine weitere Person benötigen, die beispielsweise auf die aktiv sprechende Person im Raum zoomt.
Ein Besprechungsraum mit hochwertiger Medientechnik
Zusätzliche Mediengeräte
Innerhalb einer Videokonferenz kann es passieren, dass beispielsweise Diagramme, Statistiken, usw. gezeigt werden, die alle Teilnehmer sehen können müssen. Dies lässt sich oft nur mittels geeigneter Software realisieren. Wer häufig Videokonferenzen abhält, sollten daher nicht nur in die Videokonferenztechnik investieren, sondern auch eine geeignete Software nutzen.
Es gibt zahlreiche Tools, die für Unternehmen zu erschwinglichen Preisen zur Verfügung gestellt werden. Darüber lassen sich nicht nur Konferenzen abhalten, sondern beispielsweise auch Schulungen durchführen. Unternehmen, die einen Besprechungsraum einrichten und wenig Platz haben, sollten hier durchaus auch vorausschauend planen und mögliche Doppelnutzungen wie als Schulungsraum in Erwägung ziehen.
Bevor Sie allerdings in die erste Videokonferenz etwa mit einem Geschäftspartner starten, sollten Sie einen Probelauf durchführen. Manchmal ist es sogar hilfreicher einen Moderator bei Videokonferenzen zu haben, der beispielsweise den Ablauf kennt und durch die Konferenz führt, während sich die Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können.
